Mersal Le numéro de série est une déclaration juridique
La première chose qu'un inspecteur sonde
Un inspecteur des impôts ne commence pas par votre comptabilité. Il commence par votre séquence. Sortez le registre des factures, lisez les numéros de série dans l'ordre et cherchez la rupture. La méthode est ancienne parce qu'elle fonctionne. Une série séquentielle et sans rupture s'audite elle-même : chaque document déclare sa place dans une file, et une place manquante se déclare d'elle-même.
La plupart des régimes de TVA exigent une numérotation séquentielle pour cette raison précise. Le numéro n'est pas une étiquette de commodité. C'est un contrôle. Lorsque les numéros de série se suivent sans rupture, la série atteste qu'aucune facture n'a été émise puis discrètement retirée, qu'aucune recette n'a été perçue puis dissimulée. Lorsqu'un numéro de série manque, la série n'atteste rien. Elle interroge.
Une rupture est une question. Une rupture expliquée est une réponse. Une rupture inexpliquée est un constat.
Une catégorie, un livre
La discipline se rompt dès l'instant où deux types de documents partagent un même compteur. Une facture proforma qui tire le numéro de série de TVA suivant contamine la ligne de recettes. Un avoir qui emprunte la séquence des factures laisse un trou là où la facture aurait dû figurer. Chaque catégorie de document porteuse d'une signification juridique distincte requiert son propre livre et sa propre série indépendante.
Mersal tient trois livres de numéros de série, TVA, exonéré et proforma, chacun doté de ses propres numéros séquentiels, et statue sur la TVA ligne par ligne afin qu'un même relevé puisse mêler des prestations taxables, des postes exonérés et des débours sans confondre les compteurs. Les proformas demeurent isolées des recettes jusqu'à ce qu'un rôle autorisé les convertisse, dans un seul sens. Le devis et la demande de paiement ne partagent jamais un numéro.
Fixer la convention une seule fois
Deux conventions sont défendables. Une série continue court à partir de un et vers le haut durant toute la vie du cabinet et ne se réinitialise jamais. Une série annuelle se réinitialise à une frontière calendaire fixe, de sorte que l'année est lisible dans le numéro lui-même. Toutes deux satisfont à l'exigence de numéros séquentiels et sans rupture au sein de leur série. Aucune n'est supérieure dans l'abstrait.
Ce qui est indéfendable, c'est de changer en cours de route, ou de réinitialiser à une date que nul n'a consignée, ou de laisser un associé ouvrir une séquence privée. La convention doit être choisie une fois, consignée par écrit et appliquée sans exception, car toute sa valeur probante repose sur la confiance du lecteur en ce que la règle n'a jamais bougé. Dès l'instant où la règle bouge sans trace écrite, chaque rupture redevient ambiguë.
Mersal fixe la convention de numérotation dans la personnalisation du cabinet et en émet les numéros de série automatiquement, de sorte que la règle est appliquée par le système plutôt que retenue par une personne.
Considérez ce que vous remettez véritablement à un vérificateur lorsque vous lui remettez une séquence propre. Non pas une liasse de factures. Une démonstration close : voici tout document de cette catégorie, dans l'ordre où il a été émis, sans rien de retiré. Cette démonstration ne vaut que ce que vaut la discipline derrière le compteur, raison pour laquelle le compteur ne devrait jamais relever de la mémoire ni de la bonne volonté. Les factures se figent à l'émission ; les corrections s'opèrent par réémission auditable, et l'original demeure au dossier, de sorte que la ligne n'est jamais réécrite en catimini. Construisez la séquence de telle sorte que son silence signifie quelque chose. Un numéro qui ne peut sauter est un numéro qui ne peut mentir.
Dossiers, conflits, facturation TVA, reçus scellés et calendrier, dans un seul système défendable.