Mersal Contrôle des conflits
Le problème
Un conflit se découvre rarement parce que quelqu'un a décidé de le chercher. Il surgit des mois plus tard, à une audience, quand un nom dans les écritures adverses désigne un client que le cabinet représente déjà. Le dossier a alors une chemise, des factures et une correspondance, et la question n'est plus s'il y a conflit mais ce que le cabinet savait, et quand.
Comment Mersal y répond
Mersal vérifie les parties avant que la ligne du dossier ne soit créée. L'assistant d'ouverture n'ouvre pas un dossier puis contrôle ; il retient le dossier jusqu'à la résolution du contrôle, en cherchant clients, sociétés, leurs dirigeants et bénéficiaires effectifs, et les avocats externes. En cas de correspondance, la personne qui ouvre le dossier doit consigner de ses propres mots un motif de renonciation avant de poursuivre.
Comment cela fonctionne
Contrôlé avant que le dossier n'existe
Le contrôle a lieu à l'ouverture, sur les parties telles que saisies, contre chaque entité que le cabinet a jamais enregistrée. Cet ordre compte : un contrôle fait après l'ouverture du dossier produit la trace d'une décision déjà prise, ce qui n'est pas une décision.
Des entités, pas seulement des noms de clients
Les cabinets se retrouvent en conflit avec des personnes qui n'apparaissent jamais comme clients. Mersal vérifie les sociétés, leurs dirigeants et leurs bénéficiaires effectifs, si bien qu'une correspondance via une société mère ou un dirigeant commun surgit à l'ouverture plutôt qu'au contre-interrogatoire. Le rapprochement est approximatif, car les écritures réelles orthographient les noms de façon inconstante.
La renonciation fait partie du registre
Quand une recherche renvoie des résultats, le dossier ne se poursuit pas sur un haussement d'épaules. Le motif de poursuite est saisi, attribué et horodaté, et le contrôle est journalisé dans les deux cas — écarté, signalé ou escaladé. Une recherche qui n'a rien trouvé est une trace autant qu'une recherche qui a trouvé.
Un graphe, quand une liste ne suffit pas
Les relations entre clients, sociétés, dirigeants et bénéficiaires effectifs s'affichent en graphe autant qu'en liste, car la question utile n'est souvent pas « ce nom correspond-il » mais « comment ces deux parties sont-elles liées ».
Ce que cela évite
- Découvrir un conflit après la signature de la lettre de mission
- Un contrôle écarté que personne ne peut produire ensuite
- Des conflits cachés un étage plus haut, dans une société mère ou un dirigeant commun
Le plus rapide pour juger reste de le voir tourner sur votre propre façon de travailler.