Politique de confidentialité

1. Qui cette politique concerne

Mersal Legal OS (« Mersal », « nous ») est un logiciel de gestion d'activité pour cabinets d'avocats : clients, dossiers, documents, tâches et audiences, facturation et reçus, vérification des conflits, notes internes du cabinet, portail client et, en option, une boîte mail connectée. Il est exploité par Mersal Legal OS, établi en République libanaise, et servi depuis https://mersal-os.vercel.app.

Cette politique s'applique à toute personne dont les données à caractère personnel transitent par le service : les avocats et le personnel titulaires d'un compte, les clients d'un cabinet abonné qui reçoivent un accès au portail client ou un lien de facture, et toute personne nommée dans les éléments que le cabinet conserve. Elle s'applique également aux données que nous recevons de Google lorsqu'un utilisateur choisit de connecter une boîte mail Gmail.

2. Responsable du traitement et sous-traitant

Le cabinet d'avocats abonné à Mersal décide des informations relatives aux clients et aux dossiers qu'il verse dans le service, et des finalités poursuivies. Pour ces informations, le cabinet est le responsable du traitement et nous agissons en qualité de sous-traitant, en traitant les données selon ses instructions documentées. Pour les données d'inscription au compte, la facturation de l'abonnement lui-même, les journaux de sécurité et les données d'usage du produit, nous agissons en qualité de responsable du traitement.

Si vous êtes le client d'un cabinet utilisant Mersal et souhaitez faire rectifier ou supprimer vos informations, adressez-vous d'abord à ce cabinet - c'est lui qui maîtrise l'enregistrement. Nous l'aiderons à donner suite à votre demande.

3. Les données que nous collectons

Nous ne collectons pas délibérément de données sensibles, mais un dossier juridique peut naturellement en contenir. Considérez tout ce que vous conservez ici comme des éléments confidentiels et appliquez-y vos propres obligations professionnelles.

Un cabinet peut choisir de conserver sa propre clé de chiffrement (Sécurité → la clé propre du cabinet). Dès lors, chaque DOCUMENT de dossier ou de client déposé ensuite — et le texte qui en est extrait — est chiffré dans le navigateur de la personne qui le dépose, avant que quoi que ce soit ne nous soit envoyé. Ce qui arrive sur nos serveurs est un texte chiffré dont nous ne détenons aucune clé : ni notre personnel, ni un administrateur, ni quiconque obtiendrait une copie de la base. Seul un détenteur de la clé dans ce cabinet peut ouvrir ces documents, et si tous les détenteurs sont perdus, personne ne peut les récupérer, nous compris. Les documents conservés avant l'activation de la clé nous restent lisibles jusqu'à ce que le cabinet les convertisse, depuis le même écran — qui indique combien il en reste, y compris ceux que la personne qui convertit ne peut pas ouvrir elle-même.

Ce que la clé propre du cabinet ne couvre PAS, pour que personne ne soit surpris plus tard : les noms, dates, montants et intitulés de dossiers décrits à la section 2 ; les fichiers joints à une conversation avec un client ou entre confrères ; les photographies de notes de frais ; les fichiers joints aux annonces internes ; et les objets et corps des courriels que nous synchronisons pour votre cabinet. Tout cela nous reste lisible, exactement comme décrit ailleurs dans cette politique.

Et une limite que nous préférons énoncer plutôt que sous-entendre : nous écrivons et diffusons le logiciel lui-même. Pour les documents DÉJÀ scellés, nous ne pouvons pas produire la clé : nous ne l'avons pas, et aucune modification ultérieure de notre part n'y change rien. Nous ne pouvons pas faire la même promesse pour les documents scellés à l'avenir, car le code qui les scelle est un code que nous livrons à votre navigateur. Un cabinet qui a besoin d'une garantie plus forte ne devrait pas s'appuyer sur un logiciel qu'il n'héberge pas lui-même.

Lorsqu'un document que vous téléversez comporte une couche de texte — c'est le cas de la plupart des PDF produits par ordinateur — ce texte est lu dans votre navigateur au moment du téléversement et conservé à côté du document, afin que vous puissiez effectuer des recherches dans vos propres fichiers. Il est conservé en clair dans notre base de données et relève des mêmes règles d'accès, de conservation et de suppression que le document lui-même. Les documents numérisés n'ont pas de couche de texte et rien n'en est lu. Si cela importe à votre cabinet, il peut conserver sa propre clé de chiffrement : voir le paragraphe ci-dessus.

4. Données utilisateur Google (Gmail)

La connexion d'une boîte mail est facultative. Rien de ce qui est décrit dans cette section ne se produit tant qu'un utilisateur n'a pas explicitement lancé la connexion depuis les paramètres et validé l'écran de consentement de Google. Le service est pleinement utilisable sans elle.

Les autorisations que nous demandons, et pourquoi

Nous demandons les autorisations les plus étroites permettant ces fonctionnalités. Nous ne demandons pas gmail.modify, gmail.compose, gmail.settings.* ni l'accès complet mail.google.com, et nous ne lisons ni Google Drive, ni Calendar, ni Contacts.

Ce que nous conservons, et ce que nous nous abstenons délibérément de conserver

Lors d'une synchronisation, nous conservons les éléments suivants pour chaque message récupéré :

• Les identifiants de message et de conversation du fournisseur.
• L'adresse de l'expéditeur, les adresses des destinataires, l'objet et l'extrait fourni par Gmail.
• Le corps du message en texte brut.
• Le dossier de la boîte mail, les libellés, l'état lu/non lu, le sens et l'horodatage de réception.
• Pour les pièces jointes : nom de fichier, type MIME, taille et identifiant de pièce jointe du fournisseur - des métadonnées uniquement.

Nous ne conservons pas :

• Les corps de messages en HTML. Le volet de lecture n'affiche que du texte brut : le balisage d'un inconnu n'est jamais exécuté et ses pixels de suivi ne se chargent jamais.
• Le contenu des pièces jointes. Seules les métadonnées énumérées ci-dessus sont copiées ; le fichier lui-même reste dans votre boîte mail, sauf si un utilisateur le télécharge puis le téléverse séparément comme document d'un dossier.
• Votre mot de passe Google. Nous ne le voyons jamais - l'authentification a lieu entièrement sur les pages de Google.

Comment les jetons d'accès sont conservés

Les jetons d'accès et de rafraîchissement de Google sont chiffrés (AES) au moyen d'une clé détenue côté serveur avant d'être écrits en base de données, et ne sont déchiffrés qu'à l'intérieur du code serveur sur le point d'appeler l'API Gmail. Ils ne sont jamais transmis à un navigateur, jamais exposés aux autres membres de votre cabinet et jamais lisibles via l'API de données de l'application. Le paramètre OAuth state est signé par HMAC et limité dans le temps : une boîte mail ne peut donc être rattachée qu'à l'utilisateur qui a lancé la connexion.

Quand nous accédons à votre boîte mail

• Lorsque vous appuyez sur Synchroniser maintenant.
• Lors d'une tâche planifiée quotidienne, qui récupère jusqu'aux 100 messages les plus récents par boîte mail connectée.
• Lorsque vous envoyez un message que vous avez rédigé dans l'application.

L'accès est limité à la boîte mail de l'utilisateur qui l'a connectée. Les messages conservés ne sont visibles que dans le compte de cet utilisateur ; ils ne sont pas regroupés dans une boîte de réception commune au cabinet.

L'agenda, si vous en connectez un

Connecter un agenda est une étape distincte et facultative, avec son propre écran de consentement : connecter une boîte mail ne donne jamais accès à votre agenda, et connecter un agenda ne donne jamais accès à votre courrier. Deux interrupteurs le commandent, tous deux éteints tant que vous ne les activez pas.

Nous ne demandons pas le périmètre calendar complet, qui permettrait de gérer vos agendas eux-mêmes, et nous ne lisons ni vos contacts ni vos fichiers.

Ce que porte une audience inscrite échappe à notre contrôle. Un événement écrit dans votre agenda Google ou Microsoft est conservé par eux. Par défaut nous n'y écrivons que le numéro de rôle et la juridiction ; nommer le client est un choix que vous faites pour chaque connexion, dans les Paramètres, à côté de l'interrupteur qui le provoque.

Éteindre l'agenda supprime de Mersal les événements importés. Le déconnecter les supprime ainsi que notre copie des jetons ; avec Google nous appelons en outre son point de révocation. Microsoft ne fournit aucun point de révocation : pour Outlook, retirez donc aussi Mersal vous-même sur myaccount.microsoft.com. Les audiences que nous avions inscrites dans votre agenda y restent - elles sont à vous, et il ne nous appartient pas de retirer des dates d'audience de votre téléphone.

L'adresse d'abonnement à l'agenda

Vous pouvez générer une adresse web privée qui publie vos audiences et vos échéances au format calendaire standard, pour que n'importe quelle application d'agenda - y compris Calendrier d'Apple, qui n'offre aucune autre voie - puisse s'y abonner. Elle est consultée sans connexion : l'adresse elle-même fait office d'identifiant, et quiconque la détient peut lire cette liste. Elle contient le numéro de rôle et la juridiction de chaque audience, jamais le nom de votre client. La remplacer depuis les Paramètres révoque immédiatement l'ancienne.

5. Déclaration relative à l'usage limité

Concrètement, et sans exception :

• Nous utilisons les données utilisateur Google uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités de boîte mail décrites à la section 4 - la boîte de réception intégrée à l'application, le classement de la correspondance dans un dossier et l'envoi des messages que vous rédigez.
• Nous ne vendons, ne louons ni ne concédons sous licence les données utilisateur Google à quiconque, jamais.
• Nous n'utilisons pas les données utilisateur Google à des fins publicitaires, de reciblage ou de constitution d'audiences.
• Nous n'utilisons pas les données utilisateur Google pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique généralisés ou non personnalisés, et nous ne les transférons à aucun tiers à cette fin.
• Aucune personne chez Mersal ne lit vos données Gmail, sauf : avec votre consentement exprès et préalable (par exemple pour examiner un problème d'assistance que vous avez signalé) ; lorsque cela est strictement nécessaire pour enquêter sur un abus ou un incident de sécurité ; lorsque la loi l'exige ; ou sur des données agrégées et anonymisées à des fins de statistiques d'exploitation.
• Nous ne transférons les données utilisateur Google à des tiers que lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service (voir la section 8), pour nous conformer à la loi applicable, ou dans le cadre d'une fusion ou d'une acquisition, après notification et recueil du consentement lorsque la loi l'exige.

6. Comment nous utilisons les données

• Pour faire fonctionner ce que vous utilisez : dossiers, documents, calendrier, facturation, portail client, boîte de réception.
• Pour envoyer des e-mails transactionnels sur votre instruction - factures aux clients, invitations de collaborateurs et de clients, rappels d'audiences et d'échéances.
• Pour délivrer les notifications sur les appareils où vous les avez activées.
• Pour préserver la sécurité et la traçabilité du service : authentification, contrôle d'accès par cabinet, journaux d'audit, prévention des abus et de la fraude.
• Pour diagnostiquer les pannes et améliorer la fiabilité et les performances.
• Pour satisfaire à nos propres obligations légales et comptables.

Nous n'utilisons ni vos données ni les données des clients de votre cabinet à des fins publicitaires, et nous ne les vendons pas.

7. Bases légales

Nous traitons les données à caractère personnel en vertu de la loi libanaise n° 81/2018 relative aux transactions électroniques et aux données à caractère personnel et, lorsqu'il s'applique à un utilisateur ou aux clients d'un cabinet, du RGPD de l'Union européenne et du Royaume-Uni. Nos fondements sont les suivants :

• Le contrat - pour fournir le service auquel vous ou votre cabinet avez souscrit.
• Le consentement - pour les fonctionnalités facultatives que vous activez, en particulier la connexion d'une boîte mail et l'activation des notifications sur vos appareils. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en déconnectant ou en désactivant ces fonctionnalités.
• Les intérêts légitimes - sécuriser le service, prévenir les abus et conserver la trace de ce qui s'y est produit.
• L'obligation légale - lorsque la loi nous impose une conservation ou une divulgation.

8. Partage et sous-traitants ultérieurs

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel. Nous ne les partageons qu'avec les prestataires qui assurent une partie du service, chacun étant tenu de ne les traiter que sur nos instructions :

Nous pouvons également divulguer des données lorsque la loi nous y oblige, ou pour établir ou défendre des droits en justice. Si nous venions à être rachetés, les données pourraient être transférées avec l'activité, et nous en informerions les intéressés avant qu'elles ne soient soumises à une politique différente.

9. Durées de conservation

• Les dossiers du cabinet sont conservés tant que le compte du cabinet est actif, car un dossier juridique est soumis à une obligation de conservation propre, qui incombe au cabinet et non à nous.
• Les messages synchronisés sont conservés tant que la boîte mail reste connectée. La déconnexion les supprime (section 10).
• Les jetons OAuth ne sont conservés que pendant l'existence de la connexion et sont supprimés avec elle.
• Les journaux d'audit sont conservés à des fins de sécurité et de traçabilité et sont, délibérément, en ajout seul.
• Les sauvegardes expirent selon le calendrier de l'hébergeur après la suppression dans le système en production.

10. Supprimer vos données

Déconnecter une boîte mail

Ouvrez Paramètres → Boîtes mail connectées et retirez le compte. Cela supprime l'enregistrement de connexion conservé, ses jetons d'accès et de rafraîchissement chiffrés et - par cascade en base de données - tout enregistrement de message et de pièce jointe que nous avons synchronisé depuis cette boîte mail. Rien n'est touché dans votre compte Gmail lui-même.

Vous pouvez en outre révoquer l'accès de Mersal depuis votre compte Google sur myaccount.google.com/permissions. Cela invalide immédiatement tout jeton, et nous le recommandons chaque fois que vous souhaitez mettre fin à l'accès du côté de Google comme du nôtre.

Supprimer un compte ou un cabinet

Écrivez à legalmersal@gmail.com depuis l'adresse figurant sur le compte. Nous vérifierons la demande, supprimerons le compte et ses données, et confirmerons une fois l'opération faite - normalement sous 30 jours. Lorsqu'un administrateur de cabinet nous demande de supprimer un cabinet entier, nous en informons d'abord le titulaire du compte. Nous pouvons conserver le strict minimum nécessaire pour satisfaire à une obligation légale ou régler un litige, et nous vous le dirons si tel est le cas.

11. Sécurité

• L'ensemble du trafic est servi en HTTPS/TLS.
• Les données de chaque cabinet sont isolées au niveau de la base de données par la sécurité au niveau des lignes : une requête exécutée avec les identifiants d'un cabinet ne peut pas renvoyer les lignes d'un autre.
• Les jetons de boîte mail sont chiffrés en AES au repos, avec une clé détenue uniquement dans l'environnement serveur.
• Le mot de passe d'une boîte mail hébergée sur votre propre serveur est chiffré au repos en AES-256-GCM, sous une clé distincte de celle qui protège les jetons de boîte mail, et conservé dans une table qui ne porte aucune règle de lecture - il est donc illisible via l'API de données de l'application, pour quiconque, y compris les autres membres de votre cabinet. Il n'est jamais renvoyé à un navigateur et aucune fonction ne l'affiche.
• Les clés privilégiées restent côté serveur et ne sont jamais envoyées au navigateur ; les sessions sont portées par des cookies HttpOnly et vérifiées auprès du serveur d'authentification à chaque requête.
• Le paramètre state d'OAuth est signé par HMAC et expire, ce qui empêche les rappels falsifiés ou rejoués.
• Les actions importantes sont inscrites dans un journal d'audit en ajout seul.
• Les documents téléversés sont stockés dans un espace à accès contrôlé, et non sur une URL publique.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si nous avons connaissance d'une violation touchant vos données à caractère personnel, nous vous en informerons, ainsi que toute autorité concernée, comme l'exige la loi et sans retard injustifié.

12. Transferts internationaux

Nos prestataires opèrent à l'échelle mondiale : vos données peuvent donc être traitées dans un pays autre que le vôtre, notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne. Lorsque des données quittent une région dont le droit encadre les transferts, elles sont protégées par les clauses contractuelles types du prestataire destinataire ou par un mécanisme approuvé équivalent.

13. Cookies

Nous ne déposons que ce dont le service a besoin pour fonctionner : des cookies de session qui vous maintiennent connecté, et un stockage local pour des préférences telles que la langue et le thème. Nous n'utilisons ni cookies publicitaires, ni traceurs tiers, ni profilage analytique intersites.

14. Vos droits

En vertu de la loi libanaise n° 81/2018 relative aux transactions électroniques et aux données à caractère personnel - et du RGPD ou d'un régime comparable dans votre pays de résidence - vous pouvez disposer du droit d'accéder aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, de les faire rectifier, de les faire supprimer, d'en limiter le traitement ou de vous y opposer, de les recevoir dans un format portable et de retirer votre consentement. Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à legalmersal@gmail.com. Nous répondons sous 30 jours et ne facturons pas la première demande.

Si vos données ont été saisies par un cabinet d'avocats utilisant Mersal, nous transmettrons votre demande à ce cabinet en sa qualité de responsable du traitement et l'assisterons dans sa réponse. Si vous relevez du RGPD ou d'un régime comparable, vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données. Le Liban n'a pas d'autorité de ce type, et prétendre le contraire vous enverrait chercher un organisme qui n'existe pas : la loi libanaise n° 81/2018 relative aux transactions électroniques et aux données à caractère personnel confie le registre des traitements déclarés au ministère de l'Économie et du Commerce, et vous ouvre la saisine des tribunaux compétents - en particulier le juge des référés - pour faire respecter les droits d'accès et de rectification.

Héritiers. La loi libanaise n° 81/2018 relative aux transactions électroniques et aux données à caractère personnel reconnaît aux héritiers d'une personne les mêmes droits sur ses données : savoir si elles sont détenues, en obtenir une copie - sous une forme intelligible, même lorsqu'elles sont chiffrées - en demander la rectification ou l'effacement, et saisir les tribunaux en cas de refus. Écrivez à legalmersal@gmail.com en joignant la preuve du décès et de votre qualité d'héritier. Lorsque la donnée a été saisie par un cabinet utilisant Mersal, ce cabinet est le responsable du traitement et la décision lui appartient : nous lui transmettons la demande et l'assistons dans sa réponse.

15. Mineurs

Le service s'adresse aux professionnels du droit et à leurs clients ; il n'est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès d'enfants lors de la création d'un compte. Des informations concernant un mineur peuvent figurer dans un dossier ; ces éléments relèvent du cabinet et sont traités conformément à la section 2.

16. Modifications et contact

Nous pouvons mettre à jour la présente politique à mesure que le service évolue. La date d'entrée en vigueur indiquée en haut de page reflète toujours la version en cours, et nous informerons les titulaires de compte dans l'application ou par e-mail avant qu'une modification substantielle ne prenne effet. Continuer à utiliser le service après cette date vaut acceptation de la politique mise à jour.

Questions, demandes et réclamations relatives à la confidentialité : legalmersal@gmail.com
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