Facturer sur des fonds que vous détenez déjà

Une provision est une somme placée sous votre garde. Elle ne constitue pas un produit. Tant que vous n'avez pas accompli le travail qui en opère le prélèvement, elle appartient au client, et celui-ci peut en réclamer la restitution. Cette distinction résume toute la discipline. Traitez le solde comme une dette, et non comme une créance déjà recouvrée, et la plupart des erreurs qui s'ensuivent ne se produiront pas.

La tentation consiste à voir un compte approvisionné et à le facturer sans rigueur. C'est ainsi que les fonds de tiers et les fonds du cabinet commencent à se confondre. Le remède est procédural : chaque prélèvement est un événement distinct, daté et décrit, et le solde courant demeure à tout moment visible pour les deux parties. Un relevé de provision n'est pas une facture. Il s'agit de la reddition de comptes portant sur les fonds d'autrui, que vous n'êtes autorisé à toucher qu'au fur et à mesure que vous les acquérez.

Lorsque vous imputez des fonds détenus sur une note, trois parties doivent s'accorder sur le calcul : l'avocat, le client et la comptabilité. Un prélèvement que seul le cabinet peut voir n'est pas un prélèvement. C'est un ajustement privé, et les ajustements privés sont précisément ce que les vérificateurs reconstituent après coup.

La lisibilité signifie que chaque imputation fait apparaître le travail accompli, le montant prélevé et le solde restant. Elle signifie que le client peut ouvrir le registre même que vous tenez et parvenir au même chiffre. Considérez un dossier ouvert avec un dépôt de 4,000 sur lequel trois tranches de travail sont prélevées au cours d'un trimestre : chaque prélèvement doit se lire comme sa propre ligne, horodatée, laissant un solde que nul n'a à calculer à la main.

Dans Mersal, la facturation sur provision procède par prélèvement sur le solde détenu du dossier, et le client consulte les factures et les reçus scellés dans le portail, chacun faisant l'objet d'un accusé de réception côté serveur.

La seconde règle est la séparation. Les fonds détenus et la facturation nouvelle sont des instruments distincts et ne doivent partager ni une numérotation ni un flux. Lorsque vous facturez un travail excédant la provision, cette facture est une créance nouvelle dotée de son propre numéro dans son propre livre. Lorsque vous prélevez sur la provision, il s'agit d'un mouvement affectant les fonds sous garde. Confondre les deux produit des relevés auxquels nul ne peut se fier et des livres que nul ne peut vérifier.

La discipline de la numérotation fait tenir la cloison. De nombreux régimes de TVA exigent une numérotation des factures séquentielle et ininterrompue, précisément afin que rien ne puisse être inséré, retiré ni comptabilisé deux fois. Un mouvement de fonds détenus et une facture taxable logés dans une seule série ininterrompue équivalent, sur le plan comptable, à une porte laissée ouverte. Tenez les livres séparés, et le rapprochement cesse d'être une enquête pour devenir un simple coup d'œil.