Mersal Gestion documentaire
Le problème
« Final_v3_VRAIFINAL.pdf » est un système de classement. Un disque partagé où chacun peut écraser n'importe quoi et où un fichier supprimé a simplement disparu en est un aussi. Ni l'un ni l'autre ne survit à la question de savoir quelle version fut celle envoyée.
Comment Mersal y répond
Les documents vivent dans le dossier, en dossiers imbriqués, avec un historique de versions complet. Une version antérieure peut être restaurée, un document peut être verrouillé pour que deux personnes ne s'écrasent pas, et la suppression est une corbeille et non une fin.
Comment cela fonctionne
Des versions où revenir
Téléverser une nouvelle version conserve l'ancienne. L'historique est visible par document, et restaurer une version antérieure est une action normale et non une demande d'assistance.
Le verrouillage, pour que les modifications ne se percutent pas
Un document peut être verrouillé pendant que quelqu'un y travaille, ce qui fait la différence entre la collaboration et deux personnes produisant en silence deux vérités.
Une suppression réversible jusqu'à ne plus l'être
Les documents supprimés vont en corbeille, peuvent être restaurés, et ne sont qu'alors définitivement retirés. Les catégories et classifications de confidentialité voyagent avec le document.
La frontière est dans la base
L'accès est filtré par cabinet et par dossier dans la base, non en masquant des boutons, et les objets de stockage sont cadrés de même — un document appartenant à un autre cabinet n'est pas seulement invisible, il est inatteignable.
Ce que cela évite
- Écraser la version réellement déposée
- Une suppression qu'on ne peut annuler
- Des documents atteignables hors du cabinet qui les détient
Le plus rapide pour juger reste de le voir tourner sur votre propre façon de travailler.