Ce que votre comptable aurait voulu que vous consigniez

Chaque mois, votre comptable reconstitue votre cabinet à partir de fragments. Un relevé ici, une ligne bancaire là, un paiement que quelqu'un se souvient avoir encaissé en espèces. L'essentiel du travail ne relève pas de la comptabilité. Il relève de l'archéologie. Le comptable ne réclame pas un surcroît d'effort en fin de mois. Il demande que l'effort ait déjà eu lieu, au moment où chaque fait était vrai, et qu'il ait été consigné comme une écriture plutôt que laissé à l'état de souvenir.

Quatre éléments expliquent l'essentiel de la reconstitution. Considérez-les depuis le fauteuil du comptable.

Un même relevé porte rarement un traitement fiscal unique. Des services taxables côtoient des postes exonérés et des débours de pure répercussion : des droits de dépôt, les honoraires d'un expert, un coursier. Si la taxe est appliquée au niveau de la facture entière, le comptable doit la défaire ligne par ligne pour distinguer ce qui était véritablement taxable de ce qui n'a été qu'avancé pour le compte du client. Réglez la taxe ligne par ligne au moment de la facturation et la question ne se pose jamais.

Dans Mersal, la TVA est réglée ligne par ligne : un même relevé peut ainsi mêler services taxables, postes exonérés et débours sans recourir à un second document.

Une provision demeure l'argent du client tant qu'elle n'est pas acquise. Le comptable a besoin de voir le solde prélevé à mesure que le travail est livré, et non une somme forfaitaire comptabilisée en produits le jour de sa réception. Sur les dossiers pluridevises, le taux de change importe tout autant. Si le taux flotte, la même facture vaut un montant au grand livre et un autre lorsqu'elle est réglée, et l'écart doit être expliqué. Figez le taux à l'émission et la facture ne signifie plus qu'une seule chose, pour toujours.

Mersal prend en charge les cycles de facturation sur provision, et sur les factures multidevises le taux de change se fige à l'émission.

La plupart des régimes fiscaux exigent que les numéros de facture se suivent en une séquence ininterrompue, de sorte qu'un numéro manquant constitue une question à laquelle le cabinet doit répondre. Mêler des proformas, qui ne sont pas encore des produits, à la même série corrompt la séquence. Tenez les registres séparés et chacun demeure prouvable par lui-même.

• Trois registres de numérotation. La TVA, les postes exonérés et les proformas portent chacun une numérotation séquentielle indépendante. Les proformas restent isolées des produits jusqu'à ce qu'un rôle habilité les convertisse, sans retour.
• Des reçus inamovibles. Lorsqu'un paiement est réglé, un reçu est établi avec sa propre numérotation et scellé contre toute modification ou suppression, pour tous les rôles, administrateurs compris. Le journal des paiements est en ajout seul.
• Des corrections inscrites au registre. Les factures se figent à l'émission. Une correction est une réémission auditable ; l'original demeure.

Pour le comptable, la récompense est un export en un clic vers un tableur, à partir d'écritures déjà rapprochées.