Mersal La préparation d'un audit en une après-midi
Ce que l'auditeur échantillonne réellement
Un audit n'est pas la lecture de chaque écriture. C'est un ensemble de tests ciblés portant sur un petit nombre de contrôles. Comprenez les tests et la préparation cesse d'être un chantier.
Quatre éléments attirent l'attention de l'échantillonneur. Premièrement, la continuité des numéros de série : les numéros de facture sont-ils ininterrompus et non répétés. Une rupture appelle une question sur une vente dissimulée. Un doublon appelle une question sur une vente fictive. Deuxièmement, le traitement fiscal à la ligne : la taxe sur la valeur ajoutée a-t-elle été correctement appliquée à chaque poste, les services exonérés et les débours étant séparés des prestations taxables. Troisièmement, la trésorerie : chaque reçu se rattache-t-il à un paiement réglé, et chaque règlement produit-il exactement un reçu. Quatrièmement, la piste des corrections : lorsqu'un montant a changé, quel était le montant antérieur, qui l'a modifié et quand.
Tout le reste découle de ces quatre points. S'ils tiennent, l'échantillon est validé.
La structure supprime la recherche
Le travail d'un cabinet non préparé est une reconstitution. Quelqu'un ouvre un tableur, le rapproche d'un dossier de PDF et espère que les deux concordent. Les questions de l'auditeur deviennent alors une enquête sur vos propres registres.
La structure supprime la recherche. La continuité des numéros de série devrait être une propriété de la comptabilité, et non une chose que l'on vérifie après coup : des livres de numérotation distincts pour les états taxables, exonérés et proforma, chacun progressant selon sa propre séquence ininterrompue, rendent toute rupture impossible à créer par inadvertance. Mersal tient exactement ces trois livres, et la taxe sur la valeur ajoutée est déterminée ligne par ligne, de sorte qu'un même état peut porter des services taxables, des postes exonérés et des débours sans confondre leur traitement.
Les corrections méritent la même discipline. Une facture que l'on peut écraser en silence est un contrôle auquel l'auditeur ne peut se fier. Une facture qui se fige à son émission, et qui n'est corrigée que par une réémission laissant l'original au dossier, répond à la question avant même qu'elle ne soit posée.
Les reçus, les règlements et le registre à ajout seul
Le test le plus serré est celui de la trésorerie. Considérez un règlement de 4,000 imputé sur une facture émise. L'auditeur veut un reçu de ce montant exact, rattaché à cette facture, que nul n'aurait pu modifier par la suite.
C'est une affaire de séquence et de permanence. Un reçu établi à l'instant où un paiement est réglé, porteur de son propre numéro de série indépendant et scellé contre toute modification ou suppression pour chaque rôle, y compris l'administrateur, ne peut s'écarter du paiement qu'il consigne. Un registre des paiements qui se contente d'ajouter, sans jamais écraser, ne peut perdre l'historique de la manière dont un solde a été atteint. Dans Mersal, ces deux propriétés sont imposées au niveau de la base de données, et non demandées à l'utilisateur, et le registre d'audit opérationnel rejette toute modification au moyen de déclencheurs qui s'activent avant toute mise à jour ou suppression.
Lorsque les tests sont structurels, les preuves sont déjà rassemblées. L'exportation est le livrable.
Le cabinet qui redoute son audit est généralement celui dont les contrôles résident dans l'habitude plutôt que dans le système. Lorsque la continuité est garantie par des livres de numérotation distincts, lorsque la taxe est décidée à la ligne, lorsque chaque reçu est scellé à son règlement, et lorsqu'aucune correction n'efface ce qui l'a précédé, il ne reste rien à rassembler dans l'urgence. Vous ne constituez pas un dossier d'audit. Vous appuyez sur exporter sur un dossier qui s'est constitué de lui-même toute l'année. Une comptabilité structurée est son propre meilleur témoin.
Dossiers, conflits, facturation TVA, reçus scellés et calendrier, dans un seul système défendable.