Le portail contre l'appel de suivi

Considérons un mardi matin. Un client téléphone pour savoir où en sont les choses. L'avocate interrompt son travail, rappelle le dossier de mémoire, récite la date du dernier dépôt, confirme la prochaine audience, promet de renvoyer la facture, puis raccroche. Douze minutes. Aucune note rédigée. Aucune écriture portée. La même question surgira le jeudi d'un autre client, puis de nouveau la semaine suivante.

L'appel de suivi comporte deux coûts. Le premier est le temps lui-même, un travail réel qui ne produit ni écriture facturable ni document. Le second est plus subtil. La réponse ne réside que dans l'esprit de l'avocate et dans la mémoire du client, et les deux concordent rarement. Lorsqu'elles divergent, le cabinet supporte le risque de réputation lié à cet écart.

Un appel qui ne laisse aucune trace est un service dont vous ne pouvez prouver l'exécution.

La plupart des appels de suivi posent trois questions. Qu'a-t-on déposé ? Quelle est la prochaine échéance ? Que dois-je, et mon paiement a-t-il été reçu ? Aucune de ces questions ne requiert le jugement d'un avocat pour y répondre. Elles exigent l'accès à un registre que le cabinet tient déjà.

Donnez ce registre directement au client et les appels changent de nature. Un client qui peut consulter le rôle ne téléphone pas pour demander la date d'audience ; lorsqu'il téléphone, c'est pour discuter de la stratégie de l'audience, un échange qui en vaut la peine. Le portail ne réduit pas le client au silence. Il élève l'échange d'un niveau, de la simple consultation à la substance.

Dans Mersal, le portail client affiche les dépôts, l'état du dossier, les factures et les reçus scellés dans la langue propre du client, de sorte qu'un client francophone ou arabophone lise le registre dans une terminologie juridique correcte plutôt qu'au moyen d'une traduction hâtive au téléphone.

Le portail ne se contente pas d'afficher. Il enregistre. Lorsqu'un client consulte une facture pour la première fois, le système en prend acte, côté serveur. Lorsque le client appuie sur Accuser réception, cela est également consigné. L'ancienne contestation sur le point de savoir si un document a jamais été envoyé devient un horodatage que chacun peut lire.

Le paiement obéit à la même logique. Un client qui règle par carte dans le portail génère un reçu doté de son propre numéro d'ordre séquentiel, scellé contre toute modification ou suppression, pour tous les rôles. Le client voit le reçu à l'instant où le paiement est réglé. Il n'existe aucun intervalle entre le paiement et la détention de la preuve de paiement, et donc aucun appel pour la confirmer.

Le rôle porte les audiences, les délais de dépôt et les dates de prescription dans l'heure locale de chaque membre, et le client voit l'état du dossier sans qu'un avocat ait à le composer à la main.