Le courriel qui vit dans le dossier

La boîte de réception d'un avocat contient toute l'activité du cabinet à la fois. Les instructions du client, l'avocat adverse, une circulaire du barreau, une invitation à déjeuner et un reçu du coursier, le tout dans un flux indifférencié. Le registre d'un dossier n'a pas sa place là. Une boîte de réception est ordonnée par heure d'arrivée, fouillée de mémoire, et lisible par nul autre que son titulaire. Lorsque le dossier est reconstitué deux ans plus tard, personne ne parcourra une boîte personnelle pour retrouver le message qui importait.

La discipline consiste à séparer le canal du registre. Le courriel demeure le canal : rapide, familier, universel. Le dossier devient le registre, délibéré et partagé. La question est de savoir comment déplacer un message de l'un vers l'autre sans entraîner avec lui la boîte de réception tout entière.

Deux échecs se tiennent aux extrêmes opposés. Ne rien synchroniser, et la correspondance n'atteint jamais le dossier ; le collaborateur copie et colle, ou oublie. Tout synchroniser, et chaque message privé, chaque fil sans rapport, chaque confidence d'un client atterrit dans un espace de travail partagé où des confrères sans motif peuvent en prendre connaissance. Ni l'un ni l'autre n'est acceptable. La posture correcte est une captation restreinte et un classement délibéré.

Mersal ne synchronise qu'un dossier de messagerie désigné et une liste d'expéditeurs autorisés, et rien ne se classe dans un dossier de son propre chef ; l'avocat lit le message et le joint à l'espace de travail par choix. Le classement automatique est une commodité qui devine. Un dossier couvert par le secret professionnel ne saurait reposer sur une conjecture. Celui qui sait à quel dossier appartient un message est l'avocat qui l'a reçu, et aucun moteur de règles ne prime ce jugement.

Un dossier qui ne capte que le courrier entrant n'est qu'un demi-registre. Les lettres qu'un cabinet expédie portent ses conseils, ses positions et ses engagements, et ce sont là les messages les plus susceptibles d'être examinés par la suite. Le courrier sortant doit être consigné avec la même rigueur que le courrier entrant, faute de quoi le dossier ne livre qu'un récit unilatéral.

Expédier depuis le dossier, sur le papier à en-tête du cabinet, depuis la messagerie connectée propre à l'avocat, et l'envoi s'inscrit de lui-même dans le fil chronologique. Le client reçoit une lettre à l'image du cabinet. Le cabinet conserve une copie qui vient se placer auprès de la réponse qu'elle finira par susciter. Les deux moitiés de l'échange reposent au même endroit, dans l'ordre, accessibles à tous ceux qui sont habilités à les consulter, et à nul autre.