Mersal Vérifier les conflits avant que le dossier n'existe
Le moment fait toute la différence
Un conflit d'intérêts ne change pas de nature entre le lundi et le vendredi. Ce qui change, c'est le moment où vous le découvrez. Découvrez-le avant d'ouvrir le dossier et vous disposez d'une décision : décliner, cloisonner ou solliciter une renonciation. Découvrez-le après la signature de la lettre de mission, l'encaissement de la provision et la rédaction de la première écriture, et vous vous trouvez face à une crise. Le travail devra peut-être être défait. Les honoraires devront peut-être être restitués. Une requête en disqualification se trouve peut-être déjà sur le bureau de la partie adverse.
Le coût d'un conflit n'est pas fixe. Il s'accroît à chaque heure où le dossier demeure ouvert sans examen. Le moment le moins onéreux pour vérifier est celui qui précède l'existence du dossier, lorsque rien n'est encore en jeu, hormis la prise en charge elle-même.
Un nom ne suffit pas
La plupart des cabinets vérifient la partie évidente : le client qui se présente à eux. Il s'agit là de la vérification la plus superficielle qui soit. Les véritables conflits se dissimulent un niveau plus bas, dans les personnes et les structures qu'un nom de client ne révèle jamais.
Une vérification préalable digne de ce nom recoupe l'ensemble du champ d'exposition :
- Le client et chaque partie adverse, nommément
- Les entités juridiques des deux côtés, y compris les sociétés mères et les filiales
- Les administrateurs et dirigeants susceptibles de figurer sur d'autres dossiers
- Les bénéficiaires effectifs ultimes, qui peuvent être la même personne revêtant une autre casquette sociale
La partie adverse que vous avez poursuivie il y a trois ans peut être le bénéficiaire effectif de la société que vous vous apprêtez à représenter. Une recherche par nom ne le décèlera jamais. Une recherche structurée dans le registre historique du cabinet, si. Mersal exécute ce recoupement dès la prise en charge, sur l'ensemble du portefeuille antérieur du cabinet, avant qu'un dossier ne puisse être activé.
Consigner l'attestation d'absence de conflit, pas seulement la renonciation
L'instinct pousse à ne documenter que les cas problématiques : la renonciation signée, le mur érigé. Il s'agit là d'une consignation partielle. Un audit, une enquête de l'ordre ou un litige en disqualification posera une question plus exigeante. Avez-vous cherché, et qu'a renvoyé la recherche, pour les dossiers revenus vierges ?
Une recherche qui n'aboutit pas doit se signaler comme ayant échoué, jamais comme vierge. Le silence est l'issue la plus dangereuse en matière de contrôle des conflits, car l'absence de résultat se lit exactement comme l'absence de conflit. Dans Mersal, une concordance exige une renonciation d'associé auditable avant que le dossier ne se poursuive, et une recherche défaillante signale son échec plutôt que de certifier discrètement le dossier. L'attestation d'absence de conflit constitue une consignation à part entière, horodatée et imputable.
Le contrôle des conflits est souvent traité comme une formalité, une case à cocher sur la fiche de prise en charge. Il s'apparente davantage au fondement sur lequel repose l'ensemble de la mission. Vérifiez le client, certes, mais vérifiez les entités, les dirigeants et les bénéficiaires effectifs qui se tiennent derrière eux, et faites-le avant même que le numéro de dossier ne soit attribué. Conservez la preuve de ce que vous avez trouvé, y compris les fois où vous n'avez rien trouvé. Le meilleur moment pour déceler un conflit est celui où il n'a encore rien à contaminer.
Dossiers, conflits, facturation TVA, reçus scellés et calendrier, dans un seul système défendable.