Quand un avocat quitte le cabinet

Tout cabinet perd des personnes. Les collaborateurs s'en vont, les associés partent en retraite, les relations prennent fin. La question n'est pas de savoir si un avocat partira. La question est de savoir ce qui partira avec lui.

Considérons une collaboratrice senior qui démissionne un mardi. Elle avait la charge de trente dossiers en cours. Sa correspondance reposait dans sa messagerie personnelle. Ses projets reposaient dans un dossier portant son nom. Sa perception de ce qui était dû, promis et en attente résidait dans sa seule mémoire. Lorsque ses accès sont révoqués le vendredi, le cabinet hérite de fichiers qu'il ne peut lire entièrement. Les échéances sont inconnues. Les écritures à demi rédigées ne sont pas identifiées. Le client appelle, et nul ne peut répondre avec autorité.

Un départ ne devient une catastrophe que lorsque le travail n'a jamais été institutionnel. Si le registre d'un dossier n'est que la somme de la messagerie et du bureau d'une seule personne, alors cette personne est le registre. Que l'on perde la personne, et l'on perd le registre.

La correction est structurelle. Le dossier, et non l'avocat, doit être l'unité de référence. Chaque audience, partie, document, tâche, facture et pièce de correspondance se rattache à un espace de travail de dossier unique qui appartient au cabinet. Dans Mersal, un dossier peut être archivé tout en conservant l'intégralité de sa chronologie et en demeurant exportable, de sorte que le dossier survit à la personne qui l'a constitué. Lorsque le registre est complet, l'individu devient remplaçable au sens le plus sain du terme : le travail se poursuit sans interruption.

Avec un registre institutionnel, la succession cesse d'être une fouille pour devenir un acte administratif. L'on ne reconstitue pas le dossier. L'on le réattribue.

L'accès obéit à la même logique. Lorsque la sécurité au niveau des lignes, appliquée au moteur de la base de données, filtre chaque dossier par cabinet et par rôle, écarter un avocat sur le départ relève d'une modification des habilitations, et non d'une course pour récupérer des documents sur un disque privé. Les dossiers à accès restreint demeurent réservés à leur cercle, et le registre d'audit à ajout seul conserve la trace de qui a fait quoi avant la transmission, ce qui importe si le jugement d'un ancien collègue vient à être mis en cause par la suite. Le client ne devrait presque pas ressentir la transition : la correspondance continue de partir depuis le dossier, sur le papier à en-tête du cabinet, et le portail continue d'afficher les dépôts, l'état d'avancement et les reçus scellés dans la langue du client.