Conserver les dossiers assez longtemps

Un dossier clôturé répond à plus d'une horloge, et les horloges divergent. Votre barreau fixe une durée minimale de conservation du dossier du client. La plupart des régimes de TVA fixent la leur, généralement calculée à compter de la fin de l'exercice fiscal au cours duquel une facture a été émise, et souvent plus longue que la règle déontologique. L'exposition à la responsabilité professionnelle court sur une troisième horloge tout entière : une réclamation peut apparaître des années après le dépôt du dernier document, et le délai de prescription peut ne commencer qu'au moment où le préjudice est découvert.

Le délai sûr est le plus long des trois, appliqué par catégorie de document. Un reçu de débours et une consultation signée n'expirent pas ensemble. Traitez la conservation comme un calendrier, non comme une date unique, et fixez ce calendrier au moment de l'ouverture du dossier plutôt qu'au moment de sa clôture.

Le logiciel est temporaire. Les éditeurs sont rachetés, les formats sont abandonnés, les contrats prennent fin. Si votre unique copie d'un reçu vieux de six ans réside dans une base de données dont vous ne détenez plus la licence, le dossier est perdu à tous les égards qui importent à un auditeur ou à un tribunal. L'obligation de conservation s'attache à l'information, non à l'application qui s'est trouvée la stocker.

C'est pourquoi l'export en format ouvert relève d'une exigence de survie et non d'une commodité. Un fichier que vous pouvez lire avec des outils ordinaires, tableurs, PDF, documents simples, est un fichier qui survit à un changement d'éditeur. Mersal maintient chaque dossier pleinement exportable pendant toute la durée de vie du dossier et après archivage, et offre un export Excel en un clic du registre des paiements à l'usage des comptables, de sorte que le compte de ce qui a été facturé et encaissé s'en va dans un format qui ne dépend pas de nous.

Posez à tout système sur lequel vous vous appuyez une seule question : si nous partions demain, avec quoi pourrions-nous repartir ?

La conservation n'est pas le stockage. Un dossier gardé pendant sept ans ne vaut rien si la moitié de son contexte a été élaguée pour économiser de l'espace. La correspondance explique la facture. La renonciation au conflit d'intérêts explique pourquoi le dossier a été accepté. Le registre d'audit explique qui a modifié quoi et quand. Retirez ces éléments et il ne vous reste que des documents que nul ne peut défendre.

L'archivage devrait retirer un dossier de la vue quotidienne tout en préservant intact l'ensemble du dossier. Dans Mersal, un dossier archivé conserve sa chronologie complète, ses parties, ses documents, ses mouvements financiers et sa piste d'audit, et demeure exportable. Le registre d'audit en ajout seul, imposé au niveau de la base de données à l'encontre de tout rôle, garantit que l'historique que vous conservez est l'historique qui s'est réellement produit.