L'audience déplacée

Soit un mardi ordinaire. Un greffier appelle pour avancer une audience de deux jours. L'avocat qui décroche prend une note, se promet d'en informer les autres, puis se voit happé par une autre affaire. La date n'a vécu que dans une seule tête, le temps d'un après-midi. Cet après-midi a suffi.

Tout cabinet tient plus d'agendas qu'il ne veut l'admettre. Un agenda partagé, un agenda personnel, une feuille imprimée sur un bureau, un rappel dans un téléphone, et la mémoire de celui qui a pris l'appel. Chacun est une copie. Les copies divergent. Lorsqu'une date change, la mise à jour n'atteint que les copies dont le messager se souvient, et les autres continuent d'afficher l'ancien horaire d'une encre assurée.

La défaillance tient rarement à un avocat négligent. Elle tient à un système qui a demandé à une seule personne de porter un changement en cinq endroits, à la main.

Le remède est structurel, non affaire de diligence. Une date ne doit vivre qu'en un seul endroit, et tout écran qui l'affiche doit la lire depuis cet endroit unique. On la met à jour une fois et l'ancienne valeur cesse d'exister partout au même instant. Personne ne relaie plus rien. Il ne reste rien que l'on puisse oublier de relayer.

C'est pourquoi l'audience appartient au dossier, et non à une personne. Dans Mersal, le rôle rattache chaque audience, chaque délai de dépôt et chaque date de prescription au dossier lui-même, présentés à chaque membre à son heure locale, de sorte qu'une seule modification est ce que voit le cabinet tout entier.

Une source unique supprime la transmission. Elle supprime aussi l'excuse. Lorsque la date est erronée, elle l'est pour tous, et chacun peut voir la même erreur et la corriger.

Déplacer une date n'est pas seulement un acte d'agenda. C'est un fait relatif au dossier, et l'on demandera plus tard quand elle a changé et qui en a été avisé. Si la seule preuve est le souvenir d'un avocat, la réponse n'est qu'une controverse.

Le déplacement lui-même doit donc être consigné, et non le seul horaire nouveau. Qui l'a modifié, depuis quelle valeur, vers quelle valeur, et quand. Le rôle alerte alors en amont de l'événement et intensifie ses rappels à mesure qu'il approche, jamais après qu'il est passé, car un rappel qui arrive en retard n'est pas un rappel mais une autopsie.

Un agenda vous dit où être. Un registre vous dit pourquoi la date est ce qu'elle est, et l'un comme l'autre doivent survivre à la personne qui a pris l'appel.