La date qui ne saurait être manquée

Tout cabinet vit au rythme des échéances, mais la plupart des échéances se surmontent. Un dépôt manqué peut être renouvelé. Un mémoire tardif peut être excusé. La date de forclusion ou de prescription est d'une autre nature. Lorsqu'elle est passée, l'action est perdue, et aucune requête, aucune excuse et aucune réduction d'honoraires ne la fait renaître. Le droit ne s'affaiblit pas. Il s'éteint.

C'est pourquoi la date de forclusion mérite une catégorie qui lui est propre. Elle n'est pas une tâche parmi d'autres. Elle est le seul événement où une défaillance de secrétariat se convertit directement en droits éteints et, dans de nombreux ressorts, en responsabilité propre du cabinet. Les enjeux sont asymétriques. On ne gagne rien à s'en souvenir tôt, et l'on perd tout à s'en souvenir tard.

Traitez-la, en conséquence, avec plus de défiance que toute autre inscription du dossier.

La date de forclusion échoue dans un agenda privé pour deux raisons structurelles, toutes deux prévisibles.

La première est la garde unique. Une date résidant dans l'agenda d'un seul avocat n'est fiable qu'à la mesure de l'attention soutenue, du maintien en poste et de la santé de cet avocat. Lorsqu'il s'en va, prend congé, ou déplace simplement son téléphone, l'alerte s'en va avec lui. Aucun confrère ne peut voir ce que lui-même ne voit pas.

La seconde est la saisie unique. Une date saisie une seule fois, par une seule personne, à partir d'une seule lecture des pièces, porte en elle toute erreur que cette personne a commise. Un mois interverti, une date de signification mal lue, un délai de forclusion erroné : chacun passe silencieusement dans l'agenda et attend.

Le remède est le même pour les deux. La date appartient au cabinet, rattachée au dossier, vérifiée par une seconde personne et signalée par alerte à plus d'un titulaire.

Trois disciplines comblent la faille.

• Saisir dès l'ouverture. La date de forclusion est calculée et consignée à l'ouverture du dossier, et non au commencement du travail. L'unité d'enregistrement est le dossier, non une personne : dans Mersal, les audiences, les délais de dépôt et les dates de forclusion figurent au rôle du cabinet, ancrés à l'espace de travail du dossier où résident déjà chaque partie et chaque document.
• Vérifier par une seconde personne. La date calculée est relue au regard des documents sources par quelqu'un qui ne l'a pas saisie. Deux lectures détectent l'interversion qu'une seule lecture ne détectera jamais.
• Alerter tôt et de façon répétée. Un rappel qui se déclenche la veille n'est pas une garantie ; il est le témoin du désastre. Les alertes doivent commencer des semaines à l'avance et s'intensifier à mesure que la date approche. Le rôle porte chaque date dans le fuseau horaire local propre au membre, déclenche les rappels avant l'événement et les intensifie à son approche, jamais après qu'elle est passée.

Une date saisie une seule fois et tenue pour acquise est une date déjà en péril.