La délégation qui laisse une trace

Soit un mardi matin. Dans le couloir, un associé se tourne vers un collaborateur et lui indique que le mémoire en réponse doit être déposé cette semaine. L'un et l'autre s'éloignent avec certitude. L'associé tient le travail pour attribué. Le collaborateur y voit une simple remarque en passant. Le vendredi venu, le mémoire n'existe pas, et chacun demeure tacitement convaincu que l'autre a failli.

Rien ici n'a été consigné par écrit, de sorte que rien ne peut être vérifié. Une instruction verbale ne comporte aucun responsable que le registre puisse nommer ni aucune échéance que le registre puisse faire respecter. C'est un espoir travesti en obligation. Le couloir est un piètre lieu où entreposer une obligation, car le couloir ne tient aucun procès-verbal.

Une tâche ne devient réelle que lorsque trois faits sont fixés en un même lieu : ce qui doit être fait, qui doit le faire, et pour quand. À défaut de l'un quelconque des trois, le travail repose sur la mémoire. La mémoire est le plus faible des contrôles que possède un cabinet.

La plupart des cabinets fonctionnent au rythme d'un interrogatoire récurrent. Un associé demande où en sont les choses. Un jeune collaborateur reconstitue la semaine de mémoire. L'échange consomme l'attention que le dossier lui-même méritait, et il produit une réponse que nul ne pourra vérifier par la suite.

Le remède consiste à faire sortir la réponse de la mémoire pour la porter au dossier. Lorsque chaque tâche comporte un responsable nommé et une échéance, la question se répond d'elle-même. L'avancement et l'achèvement cessent d'être des affirmations lancées sur le pas d'une porte pour devenir des inscriptions que peut lire quiconque a qualité à l'égard du dossier. Dans Mersal, les tâches assorties d'un responsable et d'une échéance figurent sur la chronologie du dossier, aux côtés des parties, des documents et des audiences qu'elles servent, de sorte que l'attribution et l'achèvement se trouvent dans le même registre que le travail.

Il ne s'agit pas de surveillance. C'est la courtoisie ordinaire d'un cabinet capable de dire à son client, et à lui-même, exactement ce qui a été fait et ce qui reste à faire.

Les associés délèguent parce qu'ils y sont contraints. Le risque de la délégation ne tient pas à la négligence des jeunes collaborateurs ; il tient à ce que l'associé perde de vue le travail sans le vouloir. Un responsable et une échéance rétablissent cette vue sans avoir à surveiller par-dessus l'épaule. L'associé voit que la tâche existe, voit qui en a la charge, voit quand elle est due, et n'intervient que lorsque le registre révèle un dérapage.

Une délégation de cette nature survit à une absence, à un audit et à un litige, parce qu'elle a laissé une trace. L'attribution écrite est ce qui distingue un cabinet qui supervise d'un cabinet qui se contente d'espérer.