Contrôle des conflits en cabinet : la recherche qui doit venir en premier

Presque aucun cabinet ne se propose d'agir contre son propre client. Les conflits ne sont d'ordinaire pas des décisions ; ce sont des oublis, et ils surgissent au pire moment — à une audience, quand un nom dans les écritures adverses se révèle être un client que le cabinet représente déjà par un autre dossier, une société mère, ou un dirigeant commun.

Le mal est alors fait : il y a une chemise, une lettre de mission, une correspondance et des factures. La question n'est plus s'il y avait conflit mais ce que le cabinet savait, quand, et s'il peut prouver qu'il a cherché.

La propriété la plus importante d'un contrôle de conflit est le moment où il tourne. Un contrôle fait après la création du dossier est la trace d'une décision déjà prise. Le contrôle doit avoir lieu à l'ouverture, sur les parties telles que saisies, avant que rien ne soit engagé dans la base.

Cet ordre change le contrôle d'une formalité en un contrôle réel. Si le système ouvre le dossier puis propose de vérifier, la vérification est un théâtre ; le cabinet a déjà commencé d'agir.

Les conflits qui défont les cabinets apparaissent rarement sous le nom commercial du client. Ils siègent un ou deux étages plus haut : une partie adverse détenue par une société pour laquelle vous agissez, un dirigeant siégeant aussi au conseil d'un client, un bénéficiaire effectif commun.

Un bon moteur de conflits contrôle sociétés, dirigeants et bénéficiaires effectifs comme des entités de premier ordre, non une simple liste de noms de clients — et il rapproche de façon approximative, car les écritures réelles orthographient le même nom de trois façons. Un contrôle qui ne compare que des noms commerciaux exacts laissera passer un conflit qu'il aurait dû attraper.

Les cabinets sont rarement défaits par des conflits vus et levés. Ils le sont par des conflits dont ils ne peuvent prouver qu'ils les ont cherchés. Une recherche qui n'a rien trouvé est une trace autant qu'une qui a trouvé — et elle ne vaut rien si l'on ne peut la produire deux ans plus tard.

Le résultat de chaque contrôle doit donc être conservé : écarté, signalé ou escaladé, horodaté. Quand un conflit est levé, le motif appartient au dossier dans les mots de la personne qui a décidé, à son nom. « Nous en avons parlé et c'était bon » n'est pas une trace qu'un régulateur accepte.

Mersal fait tourner le contrôle de conflit avant la création de la ligne du dossier. L'ouverture retient le dossier jusqu'à la résolution du contrôle, cherchant clients, sociétés, leurs dirigeants et bénéficiaires effectifs, et les avocats externes, avec un rapprochement approximatif. En cas de correspondance, la personne qui ouvre le dossier doit saisir un motif de renonciation avant de poursuivre, horodaté et attribué.

Chaque contrôle est journalisé dans les deux cas — une recherche propre est une trace à part entière — et les relations entre parties s'affichent en graphe autant qu'en liste, si bien que « comment ces deux-là sont-ils liés » a une réponse visible. L'écartement vit dans le registre d'audit en ajout seul, et peut être produit longtemps après la clôture du dossier.