ما يتمنى محاسبك لو أنك دوّنته

في كل شهر يعيد محاسبك بناء ممارستك المهنية من شظايا متناثرة. كشفٌ هنا، وقيدٌ مصرفيٌّ هناك، ودفعةٌ يتذكّر أحدهم أنه قبضها نقداً. جُلّ العمل ليس محاسبةً، بل تنقيباً أثريّاً. لا يطلب المحاسب مزيداً من الجهد عند نهاية الشهر، بل يطلب أن يكون الجهد قد بُذل سلفاً، في اللحظة التي كانت فيها كل واقعة صحيحة، وأن يكون قد دُوّن سجلّاً لا أن يُترك ذكرى.

أربعة أمور تفسّر معظم إعادة البناء هذه. تأمّلها من مقعد المحاسب.

نادراً ما يحمل الكشف الواحد معاملةً ضريبيةً واحدة. فالخدمات الخاضعة للضريبة تجاور البنود المعفاة، وتجاور مصروفاتٍ مدفوعةً نيابةً هي محض تمرير للتكلفة: رسم إيداع، وأتعاب خبير، وأجرة بريد سريع. وإذا طُبّقت الضريبة على مستوى الفاتورة بأكملها، تعيّن على المحاسب أن يفكّكها بنداً بنداً ليتبيّن ما كان خاضعاً للضريبة حقّاً وما كان مجرّد مبلغ سُلّف نيابةً عن الموكّل. أمّا إذا حُدّدت الضريبة لكل بند عند لحظة إصدار الفاتورة، فإن السؤال لا ينشأ أصلاً.

في مِرسال، تُحدَّد ضريبة القيمة المضافة لكل بند، فيتسنّى للكشف الواحد أن يمزج الخدمات الخاضعة للضريبة والبنود المعفاة والمصروفات المدفوعة نيابةً دون حاجة إلى مستند ثانٍ.

الدفعة المقدّمة مالٌ للموكّل إلى أن تُستحَقّ. ويحتاج المحاسب أن يرى الرصيد يُسحَب منه تباعاً كلما أُنجز العمل، لا مبلغاً إجماليّاً يُقيَّد إيراداً يوم وروده. وفي القضايا العابرة للعملات يكتسي سعر الصرف الأهمية ذاتها. فإذا كان السعر عائماً، صارت الفاتورة الواحدة تساوي رقماً في الدفتر ورقماً آخر عند سدادها، ووجب تعليل الفارق. أمّا إذا جُمّد السعر عند الإصدار، فإن الفاتورة تعني معنى واحداً إلى الأبد.

يدعم مِرسال دورات إصدار فواتير الدفعات المقدّمة، وفي الفواتير المتعددة العملات يُجمَّد سعر الصرف عند الإصدار.

تشترط معظم الأنظمة الضريبية أن تجري أرقام الفواتير في تسلسلٍ غير منقطع، بحيث يكون كل رقمٍ مفقودٍ سؤالاً على الممارسة أن تجيب عنه. وإقحام الفواتير المبدئية، وهي ليست إيراداً بعد، في التسلسل ذاته يُفسده. فاحفظ الدفاتر منفصلةً يبقَ كلٌّ منها قابلاً للإثبات بمفرده.

• ثلاثة دفاتر تسلسلية. تحمل الفواتير الخاضعة للضريبة والمعفاة والمبدئية كلٌّ منها أرقاماً تسلسليةً مستقلة. وتظلّ الفواتير المبدئية معزولةً عن الإيراد إلى أن يحوّلها من يملك الصلاحية، تحويلاً في اتجاه واحد.
• إيصالات لا تتزحزح. عند تسوية الدفعة، يُحرَّر إيصالٌ برقمه التسلسلي الخاص، ويُختَم في وجه التعديل أو الحذف على كل صلاحية، بمن فيهم المديرون. ودفتر المدفوعات لا يقبل إلا الإضافة.
• التصحيحات على السجل. تُجمَّد الفواتير عند الإصدار. والتصحيح إعادة إصدارٍ قابلةٍ للتدقيق، ويبقى الأصل.

أمّا مكافأة المحاسب فهي تصديرٌ بنقرةٍ واحدة إلى جدول بيانات، من سجلاتٍ متطابقةٍ سلفاً.