تسمية القضايا وترقيمها

رقم القضية ليس زينة. إنه المفتاح الأساسي الذي تستند إليه المؤسسة بأكملها في استدلالها: المرجع المثبت في خطاب التكليف، والملف القابع على الرف، والبند المدرج في الفاتورة، والإحالة المرجعية الواردة من ملف شقيق. كل مؤشر من تلك المؤشرات يفترض أن الرقم دائم. غيّره مرة واحدة، يتعفّن كل مؤشر في صمت.

لذا فإن القرار الأول قرار بنيوي. الترقيم المتصل يُجري تسلسلاً واحداً غير منقطع طوال عمر المؤسسة: القضية 1، ثم 2، ثم 4,102، إلى غير نهاية. أما الترقيم السنوي فيُصفَّر مع مطلع كل عام ويحمل السنة بادئةً له، بحيث يتكرر التسلسل القصير ذاته سنوياً وتميّزه السنة عن سواها. المتصل لا يتصادم ولا يُصفَّر البتة؛ والسنوي يُقرأ بلمحة واحدة ويجمع الأرشيف بحسب سنة الاستلام. لا خطأ في أيٍّ منهما. الخطأ هو الاختيار من دون حسم، ثم اكتشاف النمط بعد أن تكون أربعمئة قضية قد ارتدته.

كثير من المؤسسات تُضمِّن مجال الممارسة في الرقم: بادئة للتقاضي، وبادئة للاستشارة، وبادئة لشؤون الشركات. المغزى ظاهر. يعرف القارئ هيئة الملف قبل فتحه، ويرتّب الأرشيف نفسه بحسب التخصص. والثمن حقيقي بالقدر ذاته. مجالات الممارسة ليست فئات ثابتة. نزاع يبدأ استشارياً يغدو تقاضياً؛ ومعاملة تُولّد مساراً تنظيمياً. وفي اللحظة التي تتجاوز فيها القضية بادئتها، تكذب البادئة، ولا أحد مخوّل بإعادة ترقيمها.

الجواب المنضبط هو إبقاء الرقم في حدّه الأدنى، وترك الحقول المنظَّمة تحمل كل ما قد يتغير. مجال الممارسة، والشريك المسؤول، والموكّل، والحالة، كلها تنتمي إلى خصائص قابلة للاستعلام، لا أن تُخبَز داخل معرّف يجب أن يبقى بعدها جميعاً. تطبّق Mersal ترقيماً تحدّده المؤسسة على كل قضية، وتحتفظ بالوقائع المتغيرة بوصفها حقولاً في مساحة عمل القضية، فيبقى المعرّف ثابتاً بينما يبقى السجل من حوله حراً في التطور.

تصوّر شريكاً يقرّر، في السنة الثالثة، أن النظام القديم غير مرتّب، فيأمر بإعادة ترقيم نظيفة. كل فاتورة سابقة صارت تُحيل إلى قضية لم تعد تستجيب لذلك الاسم. كل خطاب في الأرشيف يشير إلى شبح. كل بحث عن تعارض كان مفتاحه المرجع الأصلي لا يعيد شيئاً، فيُقرأ الأمر على أنه خلوّ من التعارض بينما هو مجرد عطب. كان الترتيب تجميلياً؛ والضرر دائم.

الرقم مرساة على وجه الدقة لأنه لا يتحرك. حين تُغلَق القضية، ينبغي أن تُؤرشَف بسجلها الكامل سليماً وقابلاً للتصدير، من دون إعادة ترقيم ومن دون طمس. الأرشفة تصون المرساة. وإعادة التسمية تدمّرها.