الفوترة مقابل أموالٍ تحوزها سلفاً

الأتعاب المقدَّمة مالٌ في عهدتك. وهي ليست إيراداً. وإلى أن تنجز العمل الذي يسحب منها، فهي ملكٌ للموكِّل، وللموكِّل أن يطلب استردادها. هذا التمييز هو جوهر الانضباط كله. عامِل الرصيد بوصفه التزاماً في ذمتك، لا ذمةً مدينةً حصّلتها سلفاً، وعندئذٍ لن تقع معظم الأخطاء التي تعقب ذلك.

الإغراء أن ترى حساباً مموَّلاً فتصدر الفواتير عليه بلا انضباط. وبهذا تبدأ أموال الأمانة وأموال المكتب في الاختلاط. والعلاج إجرائي: كل سحبٍ واقعةٌ مستقلة مؤرَّخة موصوفة، والرصيد الجاري ظاهرٌ للطرفين على الدوام. وكشف الأتعاب المقدَّمة ليس فاتورة. إنه بيانٌ حسابيٌّ لمال شخصٍ آخر، لا يُباح لك المساس به إلا بمقدار ما تكتسبه.

حين تخصم من الأموال المحفوظة في العهدة سداداً لفاتورة، يلزم أن يتفق ثلاثة أطراف على الحساب: المحامي، والموكِّل، والدفاتر. والسحب الذي لا يراه سوى المكتب ليس سحباً. إنه تسويةٌ خاصة، والتسويات الخاصة هي ما يعيد المدقّقون بناءه بعد فوات الأوان.

الوضوح يعني أن يبيّن كل خصمٍ العمل المؤدَّى، والمبلغ المسحوب، والرصيد المتبقي. ويعني أن يفتح الموكِّل الدفتر ذاته الذي تمسكه فيبلغ الرقم ذاته. تأمّل قضيةً فُتحت بإيداعٍ قدره 4,000 يُسحب مقابله ثلاث دفعاتٍ من العمل على مدى ربع سنة: ينبغي أن يظهر كل سحبٍ في سطرٍ مستقلٍّ خاصٍّ به، مختوماً بطابعٍ زمني، مخلِّفاً رصيداً لا يضطر أحدٌ إلى حسابه يدوياً.

في مِرسال، تجري فوترة الأتعاب المقدَّمة سحباً من الرصيد المحفوظ على القضية، ويرى الموكِّل الفواتير والإيصالات المختومة في البوابة، وكلٌّ منها مُقَرٌّ به من جانب الخادم.

القاعدة الثانية هي الفصل. الأموال المحفوظة في العهدة والفوترة الجديدة أداتان مختلفتان، ولا يجوز أن تتشاركا تسلسلاً رقمياً واحداً أو مجرىً واحداً. حين تُصدر فاتورةً عن عملٍ يتجاوز الأتعاب المقدَّمة، فتلك الفاتورة ذمةٌ مدينةٌ جديدة برقمها الخاص في دفترها الخاص. وحين تسحب من الأتعاب المقدَّمة، فتلك حركةٌ على العهدة. ودمجُ الاثنين يُنتج كشوفاً لا يأتمنها أحد، ودفاتر لا يقدر أحدٌ على تدقيقها.

انضباط التسلسل الرقمي هو ما يفرض هذا الجدار. تشترط كثيرٌ من أنظمة ضريبة القيمة المضافة ترقيماً متسلسلاً للفواتير لا انقطاع فيه، وذلك على وجه التحديد كي لا يُدسّ شيءٌ أو يُحذف أو يُحتسب مرتين. ووجودُ حركةٍ على الأموال المحفوظة في العهدة وفاتورةٍ خاضعةٍ للضريبة في سلسلةٍ واحدةٍ متصلة هو المكافئ المحاسبي لبابٍ غير مُقفَل. افصِل الدفاتر، وعندئذٍ تكفّ المطابقة عن كونها تحقيقاً وتغدو نظرةً عابرة.